راهنمای ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
آموزش گامبهگام ثبت اسناد خرید و فروش برای تولیدیها، بازرگانان و اشخاص حقیقی در سال ۱۴۰۴
فهرست مطالب
الزام قانونی ثبت فاکتور در سامانه جامع تجارت
بر اساس قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و دستورالعملهای وزارت صمت، تمامی فعالان اقتصادی (اعم از تولیدکنندگان، واردکنندگان، عمدهفروشان و خردهفروشان) موظفند اطلاعات خریدوفروش کالاهای خود را در سامانه جامع تجارت ایران (NTSW) ثبت نمایند. این فرآیند که تحت عنوان «انتقال مالکیت» شناخته میشود، به دولت کمک میکند تا زنجیره تامین کالا را از مبدا تا مصرفکننده نهایی رصد کند. عدم ثبت فاکتور در این سامانه به منزله قاچاق یا احتکار تلقی شده و جریمههای سنگینی در پی دارد.
پیشنیازهای حیاتی: کد نقش و شناسه کالا
قبل از اقدام به ثبت فاکتور، باید دو پیشنیاز اصلی را فراهم کنید:
دریافت کد نقش
شما باید نقش تجاری خود (مثلاً تولیدی، عمدهفروش، خردهفروش) را در سامانه تعریف کرده و برای آن «کد نقش» بگیرید. هر فعالیت تجاری به یک کد نقش مجزا نیاز دارد.
شناسه کالا
تمامی کالاهای مبادله شده باید دارای شناسه کالا (کد ۱۳ رقمی) باشند. اگر تولیدکننده هستید، باید برای محصولات خود شناسه بگیرید و اگر بازرگان هستید، باید از شناسه عمومی یا اختصاصی فروشنده استفاده کنید.
تفاوت ثبت برای تولیدیها و بازرگانان
فرآیند کلی ثبت مشابه است، اما تفاوتهای کلیدی در ماهیت اسناد وجود دارد:
- واحدهای تولیدی: موظفند «مواد اولیه» خریداری شده را تایید کنند و پس از تولید، «محصول نهایی» را در سامانه اظهار (تولید) کرده و سپس فاکتور فروش آن را صادر نمایند. موجودی انبار آنها دائماً با مصرف مواد و تولید محصول تغییر میکند.
- واحدهای بازرگانی (حقیقی و حقوقی): صرفاً نقش واسطه را دارند. آنها فاکتور خرید را تایید کرده (ورود به انبار) و سپس همان کالا را با فاکتور فروش خارج میکنند (خروج از انبار).
مراحل ثبت فاکتور فروش (انتقال مالکیت)
فروشنده (اعم از تولیدی یا بازرگانی) باید مراحل زیر را طی کند:
گام اول: ورود و انتخاب نقش
وارد سامانه ntsw.ir شوید و کد نقش مربوط به فروشنده (مبدا کالا) را انتخاب کنید.
گام دوم: تجارت داخلی
از منوی سمت راست، گزینه «عملیات لجستیک داخلی» یا «تجارت داخلی» و سپس «ثبت سند فروش» (انتقال مالکیت) را انتخاب کنید.
گام سوم: اطلاعات خریدار
کد ملی یا شناسه ملی خریدار و شماره تماس او را وارد کنید. سیستم کد نقشهای فعال خریدار را نمایش میدهد؛ نقش صحیح را انتخاب کنید.
گام چهارم: افزودن کالا
کالاها را بر اساس شناسه کالا، تعداد و قیمت واحد به فاکتور اضافه کنید. (موجودی انبار شما به صورت خودکار چک میشود).
گام نهایی: ثبت نهایی
پس از بررسی اطلاعات، دکمه ثبت نهایی را بزنید. فاکتور به کارتابل خریدار ارسال میشود و در وضعیت «منتظر تایید خریدار» قرار میگیرد.
مراحل ثبت و تایید فاکتور خرید
در سامانه جامع تجارت، برخلاف سیستمهای حسابداری سنتی، خریدار معمولاً فاکتور را «ثبت» نمیکند، بلکه فاکتوری که فروشنده ثبت کرده را «تایید» میکند.
- وارد کارتابل خود شوید و نقش «خریدار» را انتخاب کنید.
- به منوی «مدیریت اسناد» یا «کارپوشه» بروید.
- فاکتورهای با وضعیت «منتظر تایید» را مشاهده خواهید کرد.
- با کلیک روی جزئیات و بررسی اقلام، دکمه «تایید» را بزنید. با این کار موجودی کالا به انبار مجازی شما اضافه میشود.
لینک ورود به سامانه جامع تجارت
برای انجام کلیه امور مربوط به ثبت اسناد تجاری، تنها از درگاه رسمی زیر استفاده کنید:
پرسشهای متداول
خیر، این دو سامانه مجزا هستند. سامانه جامع تجارت برای رصد کالا و مبارزه با قاچاق است، در حالی که سامانه مودیان برای امور مالیاتی است. البته در برخی موارد امکان ارسال اطلاعات از جامع تجارت به مودیان وجود دارد، اما الزامات هر کدام باید جداگانه بررسی شود.
اگر خریدار فاکتور را تایید نکند، کالا همچنان در کارتابل (موجودی) فروشنده باقی میماند. این موضوع میتواند در بازرسیهای انبارگردانی برای فروشنده مشکلساز شود (کسری انبار واقعی نسبت به سیستم).
فعالیت تجاری بدون مجوز غیرقانونی است. اما برای ثبت نام در سامانه جامع تجارت، داشتن مجوز فعالیت (جواز کسب یا پروانه بهرهبرداری) برای دریافت کد نقش الزامی است.
اگر کالا را به شخصی میفروشید که قرار است آن را مصرف کند (نه اینکه بفروشد)، باید گزینه «خردهفروشی» یا «فروش به مصرفکننده» را انتخاب کنید. در این حالت نیاز به تایید خریدار نیست و کالا از زنجیره تجاری خارج میشود.
مدیریت حرفهای اسناد تجاری با مشاوره تخصصی
ثبت صحیح فاکتورها در سامانه جامع تجارت و سامانه مودیان، کلید جلوگیری از جرائم سنگین مالیاتی و تعزیراتی است.
