راهنمای جامع سامانه کاتب
مراحل کامل ثبت آنلاین صورتجلسات تغییرات شرکتها و امضای الکترونیک اسناد در سال ۱۴۰۴
فهرست جامع مطالب
سامانه کاتب چیست و چه کاربردی دارد؟
سامانه کاتب (که مخفف عبارت کتابت اسناد تجارتی به صورت الکترونیک است) زیرمجموعهای از سامانه جامع ثبت شرکتها میباشد که با هدف اصلی دیجیتالیسازی و حذف مراجعات حضوری برای ثبت صورتجلسات تغییرات شرکتها راهاندازی شده است. در گذشته، سهامداران و اعضای هیئت مدیره برای امضای اوراق و صورتجلسات باید به صورت حضوری به اداره ثبت شرکتها مراجعه میکردند. اما با راهاندازی سامانه کاتب، اکنون تمام فرآیند امضا به صورت الکترونیکی و از راه دور انجام میشود.
این سامانه به عنوان یک ابزار مدرن، امنیت اسناد تجاری را افزایش داده و با ایجاد یک فرآیند شفاف و قابل ردیابی، گامی بزرگ در جهت تحقق دولت الکترونیک در حوزه ثبت شرکتها برداشته است.
مزایای کلیدی استفاده از سامانه کاتب
استفاده از این سامانه مزایای قابل توجهی برای شرکتها و سهامداران به همراه دارد:
حذف کامل مراجعات حضوری
مهمترین مزیت، عدم نیاز به حضور فیزیکی اعضا در اداره ثبت شرکتها برای امضای صورتجلسات است.
تسریع چشمگیر فرآیند ثبت
امضای الکترونیک و آنی، زمان لازم برای تایید و ثبت نهایی صورتجلسات را به شدت کاهش میدهد.
افزایش امنیت و جلوگیری از جعل
با استفاده از امضای الکترونیک که از طریق سامانه ثنا تایید میشود، امکان جعل امضا و سوءاستفاده از اسناد به صفر میرسد.
دسترسی ۲۴ ساعته و بدون محدودیت مکانی
اعضای شرکت از هر کجا و در هر ساعتی از شبانهروز میتوانند وارد سامانه شده و صورتجلسه مربوط به خود را امضا کنند.
مهمترین کاربردهای سامانه کاتب
عمدهترین کاربرد این سامانه، ثبت آنلاین و امضای الکترونیک انواع صورتجلسات تغییرات شرکتها است. هرگونه تغییری در ساختار یا اطلاعات یک شرکت باید طی یک صورتجلسه رسمی به اداره ثبت شرکتها اعلام شود. برخی از این تغییرات عبارتند از:
- تغییر آدرس دفتر مرکزی شرکت
- تغییر در اعضای هیئت مدیره (انتخاب، استعفا یا عزل)
- تغییر در سمت اعضای هیئت مدیره
- تغییر در دارندگان حق امضا
- افزایش یا کاهش سرمایه شرکت
- تغییر در موضوع فعالیت شرکت
- انحلال شرکت
پیشنیاز اصلی: امضای الکترونیک از طریق سامانه ثنا
برای اینکه بتوانید به عنوان یکی از اعضای شرکت، صورتجلسات را در سامانه کاتب امضا کنید، باید حتماً قبلاً در سامانه ثنا (ثبت نام الکترونیک قضایی) ثبتنام و احراز هویت شده باشید. امضای شما در سامانه کاتب، از طریق اطلاعات هویتی شما در سامانه ثنا تایید میشود.
اگر هنوز در این سامانه ثبتنام نکردهاید، باید ابتدا به sana.adliran.ir مراجعه کرده و مراحل ثبتنام و احراز هویت (که به صورت غیرحضوری نیز ممکن است) را تکمیل نمایید. تمام اعضایی که باید صورتجلسه را امضا کنند، ملزم به ثبتنام در ثنا هستند.
مراحل گام به گام ثبت صورتجلسه در سامانه
فرآیند ثبت یک صورتجلسه تغییرات از ابتدا تا انتها به صورت زیر است:
گام اول: تنظیم صورتجلسه فیزیکی
ابتدا باید متن صورتجلسه تغییرات مطابق با قوانین تجارت و با امضای فیزیکی اعضا بر روی سربرگ شرکت تنظیم شود.
گام دوم: ورود به سامانه ثبت شرکتها
به سامانه جامع ثبت شرکتها مراجعه کرده و از بخش «صورتجلسه تغییرات» وارد فرآیند شوید.
گام سوم: ورود اطلاعات
اطلاعات اولیه شرکت، نوع صورتجلسه و تصمیمات جلسه را به دقت در فرمهای مربوطه وارد کنید.
گام چهارم: تعریف امضاکنندگان
در این مرحله، باید کد ملی تمام افرادی که ملزم به امضای صورتجلسه هستند را در سامانه وارد کنید.
گام پنجم: امضای الکترونیک در سامانه کاتب
پس از تایید نهایی اطلاعات، سامانه به طور خودکار شما و سایر اعضا را به سامانه کاتب هدایت میکند. هر فرد باید با کد ملی و رمز ثنای خود وارد شده و سند را به صورت الکترونیکی امضا کند.
گام نهایی: ارسال فیزیکی و انتظار برای تایید
پس از امضای همه اعضا، باید نسخه فیزیکی اصلی صورتجلسه را به همراه رسید پذیرش اینترنتی از طریق پست به اداره ثبت شرکتها ارسال کنید. پس از تایید نهایی، تغییرات در روزنامه رسمی آگهی میشود.
اطلاعات و مدارک مورد نیاز
قبل از شروع فرآیند، اطمینان حاصل کنید که موارد زیر را در اختیار دارید:
اطلاعات شرکت
شناسه ملی و شماره ثبت شرکت.
اطلاعات اعضا
کد ملی و شماره موبایل ثبت شده در ثنای تمام امضاکنندگان.
نسخه اصلی صورتجلسه
یک نسخه فیزیکی از صورتجلسه که توسط همه اعضا امضا شده است.
پرسش و پاسخهای کلیدی
بله، در حال حاضر برای ثبت تمام صورتجلسات تغییرات شرکتها، فرآیند امضای الکترونیک از طریق سامانه کاتب اجباری است و بدون آن، پرونده شما در اداره ثبت شرکتها بررسی نخواهد شد.
این یکی از بزرگترین مزایای سامانه کاتب است. فردی که در خارج از کشور است نیز میتواند با دسترسی به اینترنت، وارد سامانه شده و با رمز ثنای خود، صورتجلسه را امضا کند. تنها پیشنیاز، داشتن شماره موبایل ایرانی برای دریافت رمز پویا است.
خیر، در حال حاضر همچنان باید اصل صورتجلسهای که به صورت فیزیکی توسط اعضا امضا شده است را به همراه سایر مدارک لازم از طریق پست به اداره ثبت شرکتها ارسال نمایید. سامانه کاتب صرفاً جایگزین مرحله امضای حضوری در محل اداره ثبت شده است.
تغییرات شرکت خود را سریع و آنلاین ثبت کنید
فرآیندهای آنلاین با وجود سرعت بالا، جزئیات حقوقی دقیقی دارند که نادیده گرفتن آنها میتواند باعث رد شدن پرونده شما شود.
تیم متخصص **گروه مشاوران هانا آریا عرفان نوین پارس** آماده ارائه مشاوره کامل برای ثبت بینقص صورتجلسات شماست.
