راهنمای جامع تمدید هیئت مدیره و بازرسین
از تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی تا ثبت تغییرات در سامانه و روزنامه رسمی در سال ۱۴۰۴
فهرست مطالب
چرا تمدید هیئت مدیره و بازرسین الزامی است؟
طبق قانون تجارت ایران، ماموریت اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکتها (سهامی خاص و عام) محدود به زمان مشخصی است. پس از پایان این دوره، اختیارات قانونی آنها سلب میشود. تمدید هیئت مدیره برای حفظ اعتبار شرکت در برابر بانکها، ادارات مالیاتی و شرکای تجاری حیاتی است. عدم تمدید به موقع میتواند منجر به مسدود شدن حسابهای بانکی، عدم امکان شرکت در مناقصات و حتی انحلال شرکت شود.
مدت اعتبار قانونی مدیران و بازرسین
هیئت مدیره
اعتبار قانونی اعضای هیئت مدیره در شرکتهای سهامی حداکثر ۲ سال است. پس از این مدت، باید مجدداً انتخاب یا تمدید شوند.
بازرسین (اصلی و علیالبدل)
مدت ماموریت بازرسین ۱ سال مالی است و باید هر سال در مجمع عمومی عادی سالیانه انتخاب یا ابقا شوند.
مراحل برگزاری مجمع عمومی عادی
برای تمدید هیئت مدیره، باید «مجمع عمومی عادی بطور فوقالعاده» یا «مجمع عمومی عادی سالیانه» برگزار شود:
گام اول: دعوت از سهامداران
دعوت از کلیه سهامداران از طریق آگهی در روزنامه کثیرالانتشار شرکت یا دعوتنامه کتبی (در صورت حضور ۱۰۰ درصد سهامداران نیازی به آگهی نیست).
گام دوم: برگزاری جلسه و رایگیری
تشکیل جلسه با حضور سهامداران، انتخاب هیئت رئیسه مجمع و رایگیری برای انتخاب اعضای اصلی و علیالبدل هیئت مدیره و بازرسین.
گام سوم: تنظیم صورتجلسه
نگارش صورتجلسه مجمع و امضای آن توسط هیئت رئیسه و سهامداران حاضر.
نکات کلیدی در تنظیم صورتجلسه تمدید
صورتجلسه باید دقیق و فاقد خطخوردگی باشد. موارد الزامی شامل:
- نام و نوع شرکت، شماره ثبت و شناسه ملی.
- تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه.
- تعداد سهامداران حاضر و درصد مالکیت.
- دستور جلسه (انتخاب و تمدید هیئت مدیره و بازرسین).
- نام کامل و کد ملی اعضای انتخاب شده و تعیین سمت آنها.
- قبولی سمت توسط اعضا (امضای صورتجلسه).
مراحل ثبت در سامانه اداره ثبت شرکتها
پس از امضای صورتجلسات، باید مراحل ثبت الکترونیکی را طی کنید:
- ورود به سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرس irsherkat.ssaa.ir.
- انتخاب گزینه «صورتجلسه تغییرات».
- وارد کردن اطلاعات شرکت و شناسه ملی.
- بارگذاری متن صورتجلسه و اطلاعات اشخاص (مدیران و بازرسین).
- ارسال نهایی و دریافت کد پیگیری.
- ارسال فیزیکی مدارک (صورتجلسه امضا شده + مدارک هویتی) از طریق پست به اداره ثبت.
- پرداخت هزینه روزنامه رسمی پس از تایید نهایی.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت تغییرات
مدارک هویتی
- کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی تمام اعضای هیئت مدیره و بازرسین (جدید و قدیم).
- کارت پایان خدمت (برای آقایان).
مدارک شرکتی
- دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی عادی (اصل).
- دو نسخه صورتجلسه هیئت مدیره (برای تعیین سمت).
- لیست سهامداران حاضر در مجمع.
- گواهی عدم سوءپیشینه برای اعضا و بازرسین.
سامانههای رسمی و مرتبط
برای انجام امور قانونی، تنها از درگاههای رسمی زیر استفاده کنید:
پرسش و پاسخهای متداول
بله، برای هر بار تمدید یا تغییر اعضا، ارائه گواهی عدم سوءپیشینه جدید (که کمتر از یک ماه از صدور آن گذشته باشد) الزامی است. این گواهی به صورت آنلاین از سامانه ثنا قابل دریافت است.
از نظر قانونی خیر. پس از انقضای مدت ۲ ساله، امضای آنها فاقد اعتبار است و بانکها چکهای صادره را پاس نخواهند کرد. تمدید باید قبل از اتمام مهلت انجام شود.
خیر، طبق قانون تجارت، بازرسین نمیتوانند از میان اعضای هیئت مدیره یا بستگان درجه یک و دو آنها انتخاب شوند تا استقلال آنها در نظارت حفظ شود.
هزینهها شامل حقالثبت اداره ثبت شرکتها و هزینه انتشار آگهی در روزنامه رسمی است که بسته به تعداد خطوط آگهی و سرمایه شرکت متغیر است.
ثبت سریع و بیدردسر تغییرات شرکت
از تنظیم دقیق صورتجلسات تا پیگیری اداری و چاپ روزنامه رسمی، همراه شما هستیم.
