انواع دفاتر قانونی شرکت | راهنمای کامل ثبت و نگهداری دفاتر مورد قبول قانون

در نظام حقوقی و حسابداری ایران، شرکت‌ها موظف به نگهداری دفاتر قانونی هستند که به عنوان اسناد رسمی و الزامی برای ثبت امور مالی، مدیریتی و حقوقی شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دفاتر باید مطابق قوانین قانون تجارت ایران و مقررات مالیاتی نگهداری شوند. در ادامه مهم‌ترین انواع دفاتر قانونی شرکت آورده شده است:

✅ ۱. دفتر روزنامه

• کاربرد: ثبت تمام معاملات مالی شرکت به صورت تاریخ‌به‌تاریخ و به ترتیب وقوع.
• نحوه ثبت: به صورت دوطرفه (بدهکار و بستانکار).
• الزامی بودن: بله، برای تمام شرکت‌های تجاری.

✅ ۲. دفتر کل

• کاربرد: ثبت تمام حساب‌های شرکت (مانند حساب بانک، موجودی کالا، دریافتنی‌ها، پرداختنی‌ها و ...) به صورت جداگانه.
• نحوه ثبت: از روی دفتر روزنامه به صورت جمع‌بندی شده.
• الزامی بودن: بله.

✅ ۳. دفتر دارایی‌های ثابت

• کاربرد: ثبت دارایی‌های مشهود و نامشهود با عمر مفید بیش از یک سال (مانند ساختمان، ماشین‌آلات، وسایل نقلیه، نرم‌افزار و ...).
• نحوه ثبت: شامل ارزش اولیه، تاریخ خرید، استهلاک و ارزش دفتری.
• الزامی بودن: بله، برای شرکت‌هایی که دارایی ثابت دارند.

✅ ۴. دفتر موجودی کالا (یا دفتر انبار)

• کاربرد: ثبت ورود، خروج و موجودی کالاهای شرکت.
• نحوه ثبت: می‌تواند به صورت فیزیکی یا ارزشی باشد.
• الزامی بودن: بله، برای شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خرده‌فروشی.

✅ ۵. دفتر سود و زیان

• کاربرد: ثبت درآمدها و هزینه‌های شرکت در یک دوره مالی برای تعیین سود یا زیان.
• نحوه ثبت: معمولاً به صورت جمع‌بندی از دفتر کل.
• الزامی بودن: بله، بخشی از صورت‌های مالی الزامی.

✅ ۶. دفتر ترازنامه

• کاربرد: نمایش وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه شرکت در پایان دوره مالی.
• نحوه ثبت: خلاصه‌ای از وضعیت مالی شرکت.
• الزامی بودن: بله، به عنوان یکی از صورت‌های مالی اساسی.

✅ ۷. دفتر سهام (برای شرکت‌های سهامی)

• کاربرد: ثبت اطلاعات سهامداران، تعداد سهام، انتقال سهام و سود سهام.
• الزامی بودن: فقط برای شرکت‌های سهامی عام و خاص.

✅ ۸. دفتر حسابرسی داخلی (اختیاری اما توصیه‌شده)

• کاربرد: بررسی و نظارت داخلی بر صحت اسناد و دفاتر.
• الزامی بودن: اختیاری، اما در برخی شرکت‌های بزرگ الزامی است.

✅ ۹. دفتر جلسات هیئت مدیره (برای شرکت‌های سهامی و مسئولیت محدود)

• کاربرد: ثبت تصمیمات هیئت مدیره و جلسات.
• الزامی بودن: بله، برای شرکت‌های سهامی و برخی انواع شرکت‌های مسئولیت محدود.

✅ ۱۰. دفتر جلسات عمومی سهامداران

• کاربرد: ثبت تصمیمات مهم شرکت مانند افزایش سرمایه، انتخاب مدیر، تقسیم سود و ...
• الزامی بودن: بله، برای شرکت‌های سهامی.

✅ ۱۱. دفتر حسابرسی مستقل (در صورت انتخاب حسابرس)

• کاربرد: ثبت یافته‌ها و نظرات حسابرس مستقل درباره صورت‌های مالی.
• الزامی بودن: بله، برای شرکت‌هایی که موظف به حسابرسی مستقل هستند (مثل شرکت‌های سهامی، بزرگ و بورسی).

✅ ۱۲. دفتر فروش و خرید (از نظر مالیاتی)

• کاربرد: ثبت فاکتورهای فروش و خرید برای اهداف مالیاتی.
• الزامی بودن: بله، از نظر سازمان امور مالیاتی.

⚠️ توجه: این دفاتر از نظر مالیاتی باید به صورت منظم و مطابق با دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی کشور تهیه و نگهداری شوند.

خلاصه: دفاتر اصلی و الزامی برای اکثر شرکت‌ها

 مشاوره رایگان ثبت شرکت، برند و پلمپ دفاتر — هانا آریا عرفان نوین پارس
با ما در تماس باشید